Una empresa genera muchos documentos en papel (pedidos, facturas, correspondencia, contratos, etc.), pero existen muchas dudas sobre si se puede almacenar en formato electrónico y posteriormente destruir los documentos originales en formato papel, por lo que nos preguntamos:
¿Tiene el mismo valor un documento escaneado que uno original?
En internet hay numerosas empresas que prestan el servicio de gestión documental que consiste básicamente en escanear toda la documentación que genera tu empresa y guardarla en un soporte digital seguro.
Pero tienes que tener en cuenta una serie de requisitos, dependiendo del tipo de documento. Distinguiremos entre:
- Facturas y documentos contables: estos documentos una vez escaneados solo serán validos a efectos fiscales, si se hace a través de un software de digitalización certificado que permita obtener una imagen fiel e íntegra de cada documento. Dichas imágenes deben incorporar, además, la firma electrónica de tu empresa o la de la empresa que te preste el servicio.
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Para el resto de documentos (contratos con proveedores, pedidos de clientes, correspondencia...) la ley no exige esos requisitos, aunque lo más prudente es utilizar el mismo sistema que para facturas y documentos contables.
Puede ocurrir que, en un pleito, un documento escaneado (por ejemplo, un pedido de mercancía que un cliente niega haberle hecho) sea válido tanto si se ha escaneado utilizando un sistema homologado como si no. Si la otra parte no impugna su autenticidad, te servirá como prueba de que el pedido existió. Pero si la otra parte lo impugna, se procederá a comprobar su autenticidad.
Por ello te aconsejamos que escanees todos tus documentos de forma legal mediante un software homologado y así podrás eliminar los documentos en papel.
La agencia tributaria proporciona una relación de Softwares homologados para la digitalización certificada de facturas, que puedes ver aquí.
Si tienes dudas respecto al escaneo y eliminación de documentos de tu empresa, o de cualquier otro tema del que te podamos asesorar, contacta con nuestra asesoría / gestoría en Aranda de Duero: 947512385 / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.