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En esta ocasión vamos a hablar sobre plazos de prescripción y plazos de conservación para la documentación contable. Empezamos con Hacienda, que tampoco se libra de los plazos, y te damos también las fechas desde las cuales puedes destruir documentos. Vamos allá...

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¿Qué plazos tiene Hacienda para comprobar una declaración tributaria?

En general Hacienda dispone de cuatro años para comprobar las declaraciones tributarias de los contribuyentes, pero matizamos:

  • Este plazo de 4 años cuenta desde el fin del período legal de declaración (no desde la fecha de presentación). Por ejemplo, si has presentado tu declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas de 2018 y el plazo de presentación finalizó el 1 de julio de 2019, el impuesto prescribirá cuatro años después, es decir, el 1 de julio de 2023.
  • En caso de impuestos de cobro periódico recaudados por recibo, el plazo empieza a contar desde su devengo. Por ejemplo, en el IAE o el IBI empieza a contar, en general, desde el 1 de enero de cada año.

No obstante, en ciertos casos el plazo de prescripción puede ser superior a los 4 años mencionados:

  • Bases negativas y deducciones. El plazo de comprobación de las bases o cuotas negativas compensadas o pendientes de compensar, así como de las deducciones aplicadas o pendientes de aplicar, es de diez años.
  • Interrupción. Si su empresa rectifica una declaración ya presentada o Hacienda inicia una comprobación, el plazo de prescripción se interrumpe y vuelve a iniciarse el cómputo de los cuatro años.
  • Incentivos. En caso de incentivos (deducciones, exenciones...) que dependan de una condición futura, el plazo también puede verse ampliado. Por ejemplo, en una venta de solares en la que se aplica una exención de ITP porque se van a destinar a construir viviendas de protección oficial, el plazo de cuatro años cuenta desde el fin del plazo de tres años para aportar la cédula de calificación de las viviendas.

✦ Conservación de documentos

En cumplimiento de la normativa mercantil que rige este hecho, los documentos relativos a la actividad económica deben conservarse durante al menos seis años contados a partir del último asiento del ejercicio. Por ejemplo: desde el 1 de enero de 2019 puedes destruir los documentos de 2012 y anteriores.

Pero atención porque debes combinar este plazo de conservación de documentos con los plazos de prescripción fiscal a los que aludíamos en el apartado anterior:

  • Interrupciones. Si se ha interrumpido el plazo de prescripción fiscal y se ha vuelto a iniciar, deberás guardar todos los documentos al menos cuatro años más desde la interrupción, aunque ese plazo sobrepase los seis años.
  • Activos. Si una operación incide en declaraciones futuras, deberás conservar los documentos hasta que Hacienda ya no pueda revisar dichos ejercicios. Por ejemplo, la factura de compra de un activo amortizable debe conservarse hasta que ya no se pueda revisar el ejercicio en el que lo hayas amortizado totalmente.
  • Bases negativas y deducciones. Deberás conservar toda la documentación justificativa durante el plazo de prescripción fiscal (diez años). Y transcurrido dicho plazo, deberás conservar la declaración del año en el que se generaron y la contabilidad de dicho ejercicio hasta que prescriba el plazo de comprobación del último ejercicio en que dichas bases negativas o deducciones se aplicaron.

 

Si lo necesitas, nosotros te ayudamos desde nuestra asesoría en Aranda de Duero: 947 51 23 85 / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.